Как повысить продажи на своем сайте за 1 мес + десятки рабочих кейсов из каждой отрасли для директоров и маркетологов. Подписывайся
Как повысить продажи на своем сайте за 1 мес + десятки рабочих кейсов из каждой отрасли для директоров и маркетологов. Подписывайся
Проджект-менеджеры часто последними уходят с работы. Это связано с большой нагрузкой, при этом число задач постоянно растет, что приводит к необоснованным сдвигам сроков.Существует четыре ошибки, которые совершают «проджекты», приводящие к таким негативным последствиям. Сегодня разберем ошибки и выявим пути их решения.
В ходе исследований было выявлено, что большинство руководителей проектов на этапах собеседования перечисляют свои положительные качества в работе, однако на деле не справляются с обязанностями даже менеджера. Исходя из этого, были сформулированы четыре недостатка в новых кадрах:
отсутствие необходимых навыков разработки плана личного времени;
недостача умений планировки проекта и определения точек контроля;
нехватка навыков управления приоритетными задачами и рисками;
отсутствие точных определений и понятий итога по задаче или отдельному этапу.
Далее поговорим о каждой ошибке более подробно, выявим причину их возникновения, наметим пути решения каждой.
Каждый проджект-менеджер обязан рационально организовывать рабочий день, себя и время. Начало работы начинается с планерки. Таким образом будут обозначены все задачи, которые требуют решения, иначе работа превратится в хаос, что негативно скажется на производительности сотрудника. Другими словами, планирование личного времени помогает руководителям:
обозначить приоритетные цели и выявить, какие задачи и в какой последовательности будут решаться сегодня. Это необходимо, когда сотрудник ведет много проектов одновременно в узких временных рамках;
постараться избегать нагрузок, которые приведут к усталости организма. Необходимо сохранять бодрость и тонус в течение дня. Баланс между отдыхом и работой способствует увеличению продуктивности;
заранее запланированный рабочий график не допустит простоев в работе, что положительно скажется на рациональности использования рабочего времени.
Чтобы распланировать день, можно воспользоваться разными подходами и методами. Примером может служить постановка задач в календаре Google. Здесь можно поставить дневные, недельные, месячные задачи. Чтобы рационально использовать время, необходимо соблюдать простые правила.
Цель устанавливается непосредственно на тот отрезок дня, когда вы думаете ее решить. Рациональней потратить немоного времени на планерку, чем выполнять задачи в хаотичном порядке. Это позволит работать в комфортном режиме, а при возникновении срочных ТЗ выполнить их немедленно, не тратя дополнительных временных и трудовых ресурсов.
В задаче необходимо указать примерное время, которое потребуется на ее выполнение. Если нет возможности определить приблизительное время на проект, разбейте его на блоки. Таким образом получится продуктивная схема работы.
Нужно планировать 6 часов из 8-часового рабочего дня. 2 часа – это резерв на решение небольших вопросов, форс-мажорных обстоятельств, для отдыха.
Необходимо вносить в календарь даже небольшие указания или делать соответствующие пометки. Например, «Сегодня необходимо созвониться с клиентом» или «Встреча».
Поставленную в план задачу должен понимать человек, даже далекий от вашей сферы деятельности. Она должна излагать последовательность действий, а также итог, к которому необходимо стремиться. Для этого к каждому заданию прикрепите свой чек-лист для оптимизации рабочего процесса.
Укажите все действия на сегодня, неделю, месяц.
ТЗ должны соответствовать приоритетным характеристикам.
Укажите время на решение каждого задания в отдельности.
Проверяйте названия – они должны соответствовать названию проекта и типу задачи.
Выделите время на решение форс-мажорных вопросов, которые так или иначе возникнут.
Разработка плана работы является основным этапом. Если менеджер не способен четко понимать и размечать рабочий график, добиться результатов будет сложно. Это негативно скажется на прибыли компании и возникнут вопросы:
по бюджету;
по качеству;
по графику выполнения всех приоритетов;
по взаимодействию с клиентом.
Понимание того, какие задачи стоят перед отделом, каких целей необходимо достичь, какие временные рамки необходимо соблюдать – вот критерии в работе компетентного проджект-менеджера.
В компании, которая хочет достигнуть результатов, должны быть четко сформулированы стандарты, принципы, стандарты рабочего процесса. Для них должна быть разработана подробная инструкция – как поступать в тот или иной момент. Соблюдение регламентов способствует увеличению продуктивности работы штата.
Планинг – необходимый процесс, который подразумевает письменное изложение всех поставленных перед коллегами задач. Если планирование проводить в устном формате, то человеческий фактор способен нарушить рабочий процесс. Чтобы создать правильный план, руководитель обязан обозначить:
цели, которые будут понятны всем сотрудникам, кто связан с проектом. Они должны быть четкими, конкретными и достижимыми;
дедлайны. Необходимо обозначить сроки на решение каждого вопроса. Они должны соответствовать ожиданиям клиента, а также физическим возможностям сотрудника, кто будет вести проект;
финансовую составляющую. Необходимо убедиться, что поставленные задания не превышают выделенный бюджет;
ресурсы. Это позволит обозначить средства, которые потребуются, включая персонал, оборудование и технику;
риски. Рассчитать ситуации, которые возможны в процессе ведения проекта. Также необходимо создать план по решению форс-мажорных обстоятельств;
возможные каналы коммуникации между персоналом. Это позволит быть на связи всем участникам проекта и быстро принимать решения по возникшим обстоятельствам;
мониторинг. Определить точки проекта, в которых необходимо осуществлять контроль, для определения динамики и результата.
Управление приоритетами помогает понять, какие отдельные пункты нуждаются в более пристальном внимании для завершения проекта. Это позволит не нарушать установленные сроки, а также повысит вероятность успеха.
Данная задача требует определения возможных и существующих проблем на разных этапах. Project-менеджеру необходимо понимать и осознавать все возможные ситуации, которые могут возникнуть, а также пути их решения. Это позволит избежать неожиданностей и форс-мажорных обстоятельств в работе.
не соблюдением дедлайнов;
выходом из рамок бюджета;
снижением уровня качества работы;
перебоями с ресурсами (увольнение, выход из строя техники, внезапное отключение электричества и прочее).
Сформулируйте подробно цель проекта. Это позволит понимать значимость каждого этапа.
Проведите оценку всех задач в рамка одного проекта и разбейте на подкатегории: важные и неважные. Последние не требуют быстрого реагирования, но они должны быть обозначены.
Аналогично второму пункты сгруппируйте задания на срочные и несрочные. Последние можно отложить на более поздний срок.
Последовательность решения вопросов определяется, исходя из первых трех пунктов. Срочные и особоважные пункты необходимо выполнять первыми.
Чтобы успешно поддерживать процесс выполнения проекта, необходимо постоянно анализировать данные на разных этапах. Во время работы могут возникнуть неожиданные обстоятельства, которые потребуют корректировки плана. Таким образом руководитель будет вносить изменения в проект по мере поступления новых вводных.
Каждый работает на результат, поэтому так важно понимать цели проекта. Естественно, все лежит на руководителе. Исходя из этого, он должен в первую очередь предъявлять к себе высокие требования.
Результатами удачного завершения проекта служат следующие критерии:
работа закончена, в соответствии с установленными дедлайнами;
ведение проекта не потребовало увеличения бюджета;
проект сохранил параметры рентабельности, которые были обозначены на начальных стадиях разработки;
клиент доволен;
сотрудники, вовлеченные в проект, оправдали ожидания;
моральный и физический дух команды находится на уровне, и отдел готов решать следующие задачи.
Если плановые показатели соответствуют ожидаемым, то проект удачно завершен. Если же показатели не сходятся и сильно разнятся, необходимо выяснить причины несоответствия, а также принять все возможные меры для исправления недочетов.
Соблюдая и четко следуя базовым правилам, проджект-менеджер будет способен решать большой объем задач в отведенное время без больших трудозатрат. Это положительно отразится на его физическом состоянии и продуктивности работы.
Прямо сейчас консультируем
клиентов
