Главная Блог Емэйл-трекер в Битрикс24. Полноценная переписка с клиентами

Емэйл-трекер в Битрикс24. Полноценная переписка с клиентами

В статье рассказывается:

2020-09-08

10743

Нет времени читать?

Отправить материалы на почту

В мае 2019 года произошло долгожданное событие: в Битрикс24 появилась полноценная интеграция CRM с почтовым сервисом, который использует протокол IMAP. Этот функционал позволил значительно снизить количество танцев с бубнами вокруг корпоративной почты. Ведь до этого все письма приходилось загружать с единого почтового ящика, который использовал протокол POP3, а настройка электронной почты, которая бы корректно отображала письма, была достаточно сложным процессом.

С протоколом POP3 сотрудники могли спокойно уйти в отпуск только если была настроена работа почты с помощью ручной или автоматической переадресации. В противном случае приходилось переживать некоторые неудобства, например, при уходе в отпуск оставлять коллегам пароль от почтового ящика, отвечать на письма в нерабочее время и вообще переживать за клиентов. После того, как появился полноценный протокол IMAP, сотрудники могут успешно совмещать удобство CRM-системы и вести рабочую переписку в привычном и родном почтовом клиенте. Такой способ намного удобнее и экономнее в плане трудозатрат. Но даже теперь эта достаточно простая операция часто вызывает вопросы.

Варианты подключения почты

На портале доступно несколько вариантов подключения почты. Отчасти выбор нужного зависит от целей, например, нужен ли ящик для переписки менеджеров с клиентами, между собой или для рассылки. Почту можно подключить через:

готовые сервисы в Битрикс24;
IMAP
сторонний SMTP-сервер (обычно используется для автоматической рассылки).

Настройки для разных ящиков тоже будут разные. Какие-то e-mail’ы подключаются как личные, по ним общаются конкретные сотрудники, другие – общие для группы людей, например, единый ящик для отдела продаж или HR. Подключить почту может любой сотрудник, рассмотрим подробнее, как это делается.

Подключение через готовые сервисы

Основные провайдеры доступны в списке готовых сервисов. При подключении достаточно много настроек. От подключенных настроек будут зависеть особенности работы почты, для компании важна возможность управления и редактирования e-mail’ов. Поэтому лучше, если работа с почтовыми ящиками будет вестись от лица одного администратора, который затем раздаст сотрудникам доступ.

При подключении через почтовый агрегатор нужно будет авторизоваться в выбранном сервисе.

Далее надо определиться, хотите ли вы забирать почту. Если вам это не нужно, то уберите галочку из соответствующего поля. Все старые письма останутся в почте, не будут отображаться в Битрикс24. Если же хотите увидеть письма в CRM, выберите необходимый период, за который нужно их забрать: для разных сервисов это может быть 7 дней, 1, 2, 3 месяца и за все время.

Развернем дополнительные параметры. Название ящика показывает, как он будет отображаться в списке. Что касается имени отправителя, заполнение строки зависит от назначения ящика. Для личной почты можно указать ФИО сотрудника, если e-mail будет использоваться несколькими людьми, все немного сложнее.

Если вы хотите, чтобы при отправлении письма отображалось имя конкретного человека (например, менеджера по продажам), просто оставьте поле пустым, оно будет автозаполняться в зависимости от того, кто работает с ящиком. Если же это не входит в ваши планы, заполните строку, например, напишите в ней «Отдел продаж».

Следующий пункт – интеграция с CRM. Если цель подключения почтового ящика – просто видеть в нем письма, то эту галочку можно просто убрать. А вот если вы хотите, чтобы Битрикс 24 обрабатывал приходящие письма, то ставим галочку и выбираем нужные настройки.

За какой период письма должны обрабатываться. CRM будет брать письма за указанный срок и применять к ним все те настройки, которые устанавливаются дальше.
Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам. Если эта галочка снята, то менеджеры самостоятельно обрабатывают входящую корреспонденцию, когда заходят в почту, а с включенной галочкой Битрикс24 обрабатывает письма автоматически. Есть и другая особенность. Например, в компании трудятся менеджеры Саша и Коля, которые постоянно работают со своими клиентами. Если клиент Саши отправит письмо Коле, то, при отсутствии этой галочки, для Коли это будет новый лид (обращение). Если же галочка будет выставлена, то новый лид не создастся, а письмо приложится к уже имеющейся переписке. Кроме того, система уведомит Сашу, что его клиент обратился к его коллеге. Чаще всего эту галочку надо выставлять для корректной интеграции почты с CRM и адекватной работы отдела продаж.
Третий и четвертый пункты – создание Лида или Контакта при соответственно входящих или исходящих письмах с нового e-mail адреса. Если эти галочки выставлены, то Битрикс 24 создаст новый Лид или Контакт, когда не найдет такой адрес в системе. Галки обычно снимают в тех случаях, когда настраивают общий почтовый ящик, в котором нужно отслеживать письма только от существующих клиентов. Соответственно, при снятых отметках CRM будет игнорировать отправления с неизвестных адресов. При необходимости Лид можно будет создать и добавить в систему непосредственно из письма.
Галочка напротив пункта «Создавать контакты из вложений в формате vCard» ставится, когда нужно сохранять и отправлять контакты в виде VCF-файла. Подобная визитная карточка – интернет-стандарт при обмене контактами.
Дальше нужно выбрать источник лидов и контактов – стандартно это электронная почта.
Если для какого-либо адреса нужно создавать новый лид для каждого нового входящего отправления, нужно заполнить поле этими адресами.
Очередь распределения лидов нужно указывать для общего ящика. При заполнении строки именами нескольких сотрудников CRM будет автоматически распределять между ними входящие письма.

Доступ к почтовому ящику. В этом поле вы назначаете тех сотрудников, кто будет иметь доступ к e-mail’у.

Выставив все настройки, нажимаете кнопку «Подключить». Все готово, почтовым ящиком можно пользоваться.

Подключение почты через IMAP

Если в списке готовых сервисов нет вашего провайдера, вы можете подключить почту по протоколу IMAP. Здесь настройки немного сложнее: нужно дополнительно указать адрес IMAP-сервера и порт. Также потребуются логин и пароль. Здесь мы приводим провайдеров с указанием имени IMAP-сервера и порта.

Адрес почты: название почтового ящика полностью, вместе с @ и доменом

Адрес IMAP-сервера: imap.mail.me.com

Порт: 993

Логин: название почтового ящика полностью, вместе с @ и доменом

Пароль: пароль от почты

Аутентификация: обычный пароль

Все остальные настройки аналогичны тем, которые устанавливаются для готовых сервисов.

Подключение почты через SMTP

Такой вариант применяют для почтовых ящиков, которые будут использоваться для рассылок. Про настройку рассылок через SMTP-сервер мы писали в отдельной статье.

Рассылка Хогвартса для бизнеса не подходит, нужен

Почему лучше организовывать рассылки через специальные сервисы типа SendPulse? Если они идут через бесплатные почтовые службы, то количество отправленных писем быстро упирается в ограничение (например, в Яндексе это 500 писем в сутки, при этом за один раз – не более 50). Ограничения Битрикс24 гораздо выше (минимальное количество в месяц на тарифе CRM+ – 35 тысяч), но на серверах Битрикс отсутствует возможность прописать DKIM, SPF и DMARC, а это значит, что львиная часть рассылки уйдет в спам.

Если вы столкнулись с трудностями при настройке e-mail-трекера в Битрикс24 или просто хотите, чтобы почта работала корректно, обратитесь в Dial. Наши специалисты помогут организовать полноценную переписку с клиентами, мы понимаем, как важно не пропускать ни одного письма!

Самое важное и интересное для вас!

Подпишитесь на ежемесячную рассылку от Dial и заряжайтесь интересными идеями!