8 (800) 551-77-04

Чек-лист 8 пунктов как грамотно распределить заявки между сотрудниками в Битрикс24

28.02.2022
378
Поделиться:

Распределение лидов может стать длительной и энергозатратной процедурой, если не подойти к ней с умом. Начальники отдела могут тратить уйму времени на изучение и передачу запросов менеджерам, из-за чего некоторые менеджеры могут быть перегружены, в то время как другие сидят без работы. Кто-то будет стараться получить лида получше, кто-то будет этим недоволен и т.д.

Использование CRM-системы Битрикс24 позволит легко избежать все эти проблемы и облегчить трудовой процесс как начальникам, так и подчиненным. Это возможно благодаря алгоритму распределения лидов. Данный механизм будет учитывать ответственных менеджеров и их загруженность, после чего сразу распределять лидов между ними.

Благодаря алгоритму лиды больше не будут теряться на начальной стадии, а клиент не будет терять терпение в ожидании звонка. Руководитель будет заниматься другими важными задачами, а подчиненные перестанут винить начальство в неравномерной нагрузке. Иными словами, алгоритм принесет мир и гармонию в отдел менеджеров по продажам.


Настройка распределения

Прежде, чем перейти к настройкам, Вам следует выбрать способ, по которому будут распределяться заявки. Рассмотрим эти способы подробнее.

1. Случайное распределение

Данный способ будет оптимален для небольших компаний. Любой лид попадает к любому ответственному.

Чтобы настроить такой способ, необходимо поставить статус лида – какой угодно, к примеру «Распределить ответственных». После этого нужно создать робота, который будет реагировать при переключении лидов на этот статус. После в простом бизнес-процессе следует добавить блок «Выбор сотрудников» - там указываем возможных ответственных.

2. Случайное распределение внутри групп или отделов

Вариант оптимален для компаний, имеющих несколько отделов продаж или филиалов, каждый из которых имеет свой регион или направление.

Автоматизация может проводиться по двум вариантам:

  • Случай, аналогичный первому – лид может распределяться по всем сотрудникам отдела без каких-либо различий.  Для этого придется добавлять новые статусы лидов и после ставить роботов на эти статусы.

  • Вариант, предполагающий изменение условия бизнес-процесса. В него следует добавить условие, запускающее фильтрацию сотрудников перед распределением по одному из параметров, имеющихся у лида – страны, региона и т.д.

3. Распределение по очереди

Для этого варианта необходимо будет создать группу «Менеджеры», добавить в нее всех ответственных за обработку лидов и наслаждаться жизнью. Как только в системе будут появляться лиды, они будут падать по очереди менеджерам из этого списка.

4. Равномерное распределение

Согласно этому варианту, новые лиды будут уходить менеджерам, которые на данный момент времени имеют меньше всего других лидов.

Настройка этого варианта требует так называемых вебхуков – оповещений серверов об определенных событиях. Иными словами, на сервер загружается не только общий список менеджеров, но и число активных лидов у них. Новые лиды отправляются тем менеджерам, которые имеют наименьшее число лидов на данный момент.

5. По рабочему графику сотрудников

В основном этот вариант используют компании, работа в которых происходит в несколько смен. Для этого способа потребуется внести в базу рабочий график менеджеров – сервер будет автоматически перебрасывать лиды тем, кто работает в это время. Очередность или случайность переброски также можно будет настроить.

6. По лимиту

Этот способ подразумевает наличие определенного числа лидов, которых менеджер может обработать за определенное время – день, час и т.д. Редактировать этот лимит может только руководитель.

Алгоритм будет анализировать указанные лимиты и поставлять лидов только тем менеджерам, которые его еще не исчерпали.

7. По успешности

Система может проанализировать всех менеджеров, исходя из их статистики по конверсиям лидов в сделку. На основе анализа этой статистики сервер формирует ТОП5 сотрудников, которые имеют приоритет при распределении. Очевидно, что способ требует также дополнительного способа распределения.

8. По источнику поступления

В случае, если у вас есть несколько разных источников лидов (а это скорее всего так), вам может подойти этот способ. Руководитель может назначить сотрудника или их группу на источник, а дальше распределение будет идти согласно заданным параметрам – случайное, равномерное, по очереди. Вариант отлично подойдет для компании со стажерами, которым можно отдать лиды с одного конкретного источника.

И какой лучше?

Разумеется, однозначного ответа тут нет и быть не может. Все будет зависеть от вашего бизнеса и специфики заявок, поступающих в вашу компанию. Случайный, равномерный и очередный типы хорошо подойдут для однотипных лидов, таких как заказ обратного звонка, заказ с сайта с похожими товарами и т.д. В случае, когда лид приходит из заполнения разных форм на сайте (которые позволяют получить более подробное описание запроса), более предпочтительными будут распределение по успешности. 

Важно отметить, что в целом такое распределение может не сработать в некоторых ситуация – человеческий фактор никто не отменял, а потому лид может не взять трубку, не ответить на письмо и т.д. Иными словами, ситуация, когда лид долго висит на менеджере, возможна, и потому контроль все же будет требоваться.

Частично решить эту проблему можно при помощи дополнительной автоматизации. Настройку следует проводить таким образом, чтобы алгоритм фиксировал и ответ менеджера по общению с лидом. Если, к примеру, лид не ответил, то менеджер может указать это в итогах и система перекинет лид на менее загруженного сотрудника.

Действуйте

Какой бы из вариантов вы ни выбрали, он серьезно облегчит работу вашим сотрудникам. Важно только провести правильную настройку системы – и в этом наша компания сможет вам помочь. Мы – компания Dial – является золотым международным партнером 1С Битрикс и уже более 5 лет занимаемся распространением этой CRM. У нас большой опыт, что позволяет нам быстро проводить все работы. Обращайтесь, и мы поможем вашей компании сделать шаг вперед.

Оставьте заявку — поможем разобраться с вашими задачами

Прямо сейчас консультируем
клиентов

Яндекс.Метрика Яндекс цитирования Участник проекта CMS Magazine