+7 (4872) 25 04 19

Гайд, как поступить, если управлять бизнесом стало тяжело

28.02.2021
1714
Поделиться:


Содержание:

  • Для чего нужна система управления

  • Управление бизнес-процессами

  • Описание

  • Разработка

  • Автоматизация

  • Обкатка, анализ и коррекция

  • Оптимизация

  • Делегирование

  • Аутсорс и удаленная работа

  • Отчетность

  • Увольняйте быстро

  • Не нанимайте родственников и друзей

  • Главная ошибка руководителя

  • Заключение

В бизнесе редко когда бывает легко. Но на каждом периоде сложности имеют свой характер. В начинающей компании руководитель обычно пашет не меньше, а чаще - больше, чем все остальные сотрудники. Dial - яркий пример, в начале деятельности наш директор Алла Штауб сидела в одной комнате вместе со всеми, сама общалась с клиентами, сама подписывала каждый договор, согласовывала каждое коммерческое предложение, занималась бухгалтерией. К ней бежали с любыми проблемами и вопросами, вплоть до того, что имея двух детей, она ни разу не была в декретном отпуске. Но ни один супермен не может работать в таком режиме вечно. Сегодня рассказываем, как поступить, если управлять бизнесом стало тяжело, не закопаться в рутине, перестать жить на работе и сохранить эффективность.

Для чего нужна система управления в бизнесе


Если компания растет и развивается успешно, то она дорастает до того момента, когда руководителю необходимо отойти от операционки, а значит - не просто управлять командой, но делать это системно. Чтобы масштабировать бизнес, работать над параллельными проектами, собственник должен делегировать управление филиалами другим людям - он физически не может находиться в нескольких местах одновременно. Чтобы построить бизнес в новом месте, и особенно - построить новый бизнес, нужно погрузиться в него, а старый при этом не должен встать или посыпаться. Например, у вас есть digital-агентство, а вы открываете обучающий курс по онлайн-маркетингу. Новый проект заберет массу времени, и если вы управляете в ручном режиме основным - у вас просто не получится качественный продукт ни там, ни там.

Управление бизнес-процессами



Итак, конечная цель собственника - это уход от операционки, который возможен только при грамотном делегировании. И это невозможно без управления бизнес-процессами. Бизнес-процесс - определенная последовательность действий, которые ведут в задуманному результату. 

Описание

Первым шагом в этом направлении будет описание бизнес-процессов. Маленькая “новорожденная” компания может обходиться и прекрасно функционировать без них, но по мере роста, при их отсутствии, взаимодействие между отделами будет страдать. А вместе с ним - и клиенты. Описание бизнес-процессов выстраивает множество небольших действий разных сотрудников в единую логичную и последовательную структуру, на любой вариант развития событий есть своя реакция. Когда это жизненно необходимо?

  • Компания переживает бурный рост, штат увеличивается. При отсутствии регламентов и описанных бизнес-процессов новые сотрудники будут вливаться в работу медленно и печально, без конца отвлекая своих руководителей. Все будут тратить время, хотя можно этого и не делать.

  • Открытие филиала, продажа франшизы. Масштабироваться без описанных бизнес-процессов крайне сложно. Компании, которым такое удается, смело можно заносить в Красную книгу.

  • Сложное производство (обычно еще и дорогое). Если в процессе изготовления продукта требуется множество операций, задействовано много специалистов - без бизнес-процессов не обойтись.

  • Вроде вы все делаете правильно, но особой прибыли не видно. Если что-то случается - начинаются долгие разборки, сотрудники валят вину один на другого. Нет единого стандарта работы. Бизнес-процесс - как солнышко, освещает все действия подчиненных и назначает ответственного на каждом этапе, помогает наладить работу в отделах.

Разработка

Разработать бизнес-процесс не так сложно, как кажется. В принципе, команда может справиться с этим самостоятельно. Гораздо легче это сделать в три этапа:

  1. Результат. Определите, чего вы хотите видеть в конечном итоге бизнес-процесса.

  2. Действия. Что нужно сделать, чтобы этого достичь? Составьте список необходимых действий.

  3. Алгоритм. Постройте шаги в последовательность. Какие варианты возможны, если то или иное действие не выполнено?

Бизнес-процесс представляет собой текст, таблицу или схему с четкими границами - началом и концом, вариантами развития событий и ролями. Схема наиболее эффективна, благодаря наглядности и графичности образа.

Автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов проводится в несколько шагов. В первую очередь вы должны решить, сами будете это делать или отдадите на откуп сторонним специалистам. У каждого решения есть свои плюсы и минусы:

Сами

Агентство

  • меньше бюджет

  • знание нюансов бизнеса

  • конфиденциальность информации

  • скорость внедрения

  • сотрудники обучаются сами

  • незнание тонкостей ПО

  • опыт внедрения

  • высокая скорость работы

  • быстрое обучение сотрудников

  • не всегда знают нюансы ниши

  • работы стоят дороже

  • страшно обращаться к незнакомцам



При обращении к внедренцам существенный минус один - дополнительные расходы. Чтобы нивелировать два других минуса - читайте отзывы клиентов, кейсы и выбирайте вендоров с опытом работы и узкой специализацией (то есть он не должен предлагать десяток CRM, а только одну, максимум две). Лучше работать с организацией, а не фрилансером с биржи, только после заключения договора. Чем больше опыт, тем с большим количеством ниш работала команда внедрения, соответственно знает их специфику (можете попросить посмотреть кейсы из вашей ниши). Необходимо понимать, что хоть вы и платите больше, вы получаете рабочую систему и обученных сотрудников гораздо быстрее, чем будете вникать и погружаться во все самостоятельно. Так что обращение к вендорам экономит время, которое, как известно, деньги. 

Если вы определили, кто будет внедрять программное обеспечение, нужно выбрать, что именно внедрять. Вариантов на рынке множество - различные CRM, ERP PM-системы. Мы сами работаем в CRM Битрикс24, и своим клиентам предлагаем делать то же самое. Вы получаете не просто автоматизацию бизнес-процессов, а полноценный корпоративный портал для учета времени, работы, аналитики, общения, с набором маркетинговых инструментов и возможностью интеграции большинства необходимых программ и сервисов.

Параллельно с внедрением для персонала создаются инструкции и регламенты. Переход на CRM - это как прыжок в воду: невозможно одновременно прыгнуть и остаться на берегу. 

Это к тому, что вся база переносится в CRM и сотрудники начинают работать только в ней. Если они будут совмещать старый и новый способы работы - это отнимает время и обрекает затею на провал. 

Обкатка, анализ и коррекция 

На бумаге вы строите сферический бизнес-процесс в вакууме, поэтому вполне возможно, что что-то будет работать не так, как задумано. Оценивайте эффективность нового способа, собирайте обратную связь подчиненных и не бойтесь корректировать. 

Оптимизация

Со временем могут появляться новые данные, возможности упростить и усовершенствовать определенные бизнес-процессы. Организация - это живой организм, который растет, развивается. Когда может возникнуть необходимость оптимизации:

  • рост производства;

  • давно не проводили оптимизацию;

  • есть возможность улучшить продукт;

  • конкуренты наступают на пятки;

  • можно повысить эффективность какого-либо процесса;

  • нужно сократить штат без ущерба рабочему процессу.

И это далеко не все.

Делегирование

Ох, непростая задача. Страхов у собственника может быть много, но все они сводятся к одному: “Они все провалят! Никто не сделает это лучше меня”. Поэтому психологический момент тут, пожалуй, даже острее. Научиться делегировать - это подняться на новую ступень управления бизнесом. Почему нужно побороть свой страх:

  • Вы построили бизнес, и это уже успех! Но вы же не хотите остаться на этой ступени навсегда? Двигаться дальше без делегирования не получится.

  • Вы не всегда знаете лучше! Сотрудники, которые погружены в проект скорее всего знают намного больше, чем вы.

  • Если вы делаете все сами - то согласно принципу Парето, 80% своего времени вы тратите на то, чтобы получить 20% результата. А должно быть наоборот. Сосредоточьте свою деятельность на тех 20% задач, которые невозможны без вас и дают 80% результата. А что останется - можете смело делегировать.

Когда система управления выстроена верно, сотрудники выполняют свою работу даже лучше руководителя, потому что каждому делегирован узкий участок ответственности, в который он глубоко погружен. При этом работа продуктивнее, так как собственник на эти задачи тратил, скажем, 6 часов в неделю, а выделенный сотрудник будет уделять им 25 часов.

Многое зависит и от мотивации. Часто считают, что лучшая мотивация это деньги, но если опытный эффективный сотрудник замотивирован только ими, его в любой момент могут переманить конкуренты, которые посулят больше. Давайте подчиненным ответственность, работайте над их вовлеченностью параллельно с системой вознаграждений. Оклад без KPI и бонусной части тоже демотивирует сотрудников. Если он большой - то работник считает, что деньги он получает все равно, даже если он просто пришел на работу и сел за стол. Как демотивирует работать маленький оклад - объяснять не нужно. 

Эффективная команда, как синергия - это очень важно. Она добивается заданного результата гораздо быстрее, чем один даже суперчеловек, при этом затрачивает минимум усилий.

Аутсорс и удаленная работа

Большой офис с армией сотрудников требует нехилых расходов на содержание. В какой-то мере это вопрос престижа, но чаще всего содержать всех сотрудников в одном месте нужды нет. Если рабочий процесс выстроен, задача движется по этапам согласно бизнес-процессу - это будет точно так же функционировать на удаленной работе. На аутсорсе же могут трудиться многие специалисты, начиная от копирайтеров, программистов и маркетологов, заканчивая бухгалтерией. 

Такие решения не просто уменьшают трудности в управлении бизнесом, вы экономите деньги на аренде больших помещений, обслуживании, коммунальных расходах, и зачастую повышаете эффективность работы. Сотруднику не нужно тратить на дорогу полтора часа (да даже если и полчаса) в один конец, он чувствует себя более свободным. Обратная сторона медали - человек должен уметь хорошо самоорганизоваться, иначе эффективность наоборот снизится.

Отчетность

Отчетность при управлении бизнесом очень важна. И роль CRM здесь неоценима: в Битрикс 24 руководитель может настроить под себя стартовую страницу, и получать отчеты в режиме реального времени. Для этого не нужно дергать сотрудников, отвлекать их и себя от работы, достаточно своевременного и педантичного внесения информации в систему. Отчеты в Битрикс24 имеют гибкие настройки, в зависимости от того, что нужно получить в итоге.

Корректная отчетность позволяет вам быть в курсе дел компании, не погружаясь глубоко в операционную деятельность.

Увольняйте быстро

По заветам Дена Кеннеди, нанимайте медленно, увольняйте быстро. Если сотрудник факапит - это не проблема. Проблема - когда он делает это постоянно. Когда нужно увольнять? В тот самый момент, когда у вас впервые появилась эта мысль! Как показывает практика, вы все равно в итоге это сделаете, просто потратите свои нервы, силы, деньги. 

Не нанимайте родственников и друзей

Если только они у вас не лишние. А раз уж нанимаете - то только потому, что этот человек хороший профессионал. Причем будьте готовы:

  • уволить или сократить его при необходимости, не терзаясь мучениями совести;

  • не выделять и не поощрять его просто так. Бей своих, чтоб чужие боялись;

  • к обидам, оскорблениям, кровной вражде в случае увольнения. 

Исключение - семейное предприятие, но и тут бывают всякие интересности, когда родственники начинают ссориться и дербанят компанию. Иногда это заканчивается плохо для родственников, но хорошо для компании (вспомним Adidas против Puma, когда из-за ссоры братьев Дасслеров человечество получило два крутых спортивных бренда вместо одного), но чаще - плохо для всех. 

Главная ошибка руководителя

Если вы делегировали часть своих обязанностей и частично или почти полностью ушли от операционной деятельности, работая только с крупными и влиятельными VIPами, это не значит, что вам пора почивать на лаврах под пальмой. Главное, что руководитель дает своей команде - это энергия. Получать обратную связь, положительную оценку работы сотрудникам просто необходимо, иначе они теряют ориентир.

Заключение

Мы рассказали, как управлять бизнесом легко. Понятно, что на бумаге все выглядит просто и приятно, но если управление уже лежит на ваших плечах непосильной ношей, без активных действий лучше не станет. Операционка в конце концов погребет вас и ваше дело под собой. Мы не можем начать делегировать задачи за вас, но можем помочь сделать первый шаг - внедрить CRM и автоматизировать бизнес-процессы. 




Яндекс.Метрика Яндекс цитирования Участник проекта CMS Magazine