+7 (4872) 25 04 19

Работа с документами в Битрикс 24

09.08.2021
348
Поделиться:

Сегодня любые, даже самые небольшие компании вынуждены работать с огромным числом документов. Различные акты, бухгалтерские счета, договоренности, контракты, приказы и многое другое – список бумаг растет с каждым годом. Все их надо правильно оформлять. Кроме того, если компания работает с другими государствами, то приплюсовывается новая забота: в других странах требования к оформлению документов скорее всего будут отличаться от стандартов нашей страны. Иными словами, работа с бумагами может превратиться в настоящий кошмар.

Именно для того, чтобы не допустить такого развития событий, Битрикс24 предоставляет удобный инструментарий для работы с документами. С его помощью можно облегчить и ускорить большинство рутинных операций. С Битрикс24 легко расширить возможности для совместной работы и упростить документооборот. В этой статье мы рассмотрим базовые возможности работы с документами.

Основы работы с документами

Для того, что начать работу с документами, нужно нажать соответствующую кнопку во вкладке меню. Данные, представленные в разделе, содержат все ваши документы, в которых в течение недавнего времени велась работа. Там же вы сможете создать новые файлы и дать другим людям доступ для их совместного редактирования.

Как только вы нажмете на кнопку «Документы», перед вами откроется страница со списком файлов. Также на странице будут кнопки «создать» и «открыть» - вы можете создавать и открывать файлы форматов docx, doc (текстовые документ) xlsx, xls (таблицы), а также pptx и ppt (презентации). Редактура проводится при помощи встроенного в CRM инструментария.

Все документы, в которых в течение недавнего времени были изменения представлены в верху списка. Система предоставляет возможность менять критерии их систематизации – файлы можно упорядочить не только по активности, но и по создателю и ряду других критериев. К каждому документу предоставляется контекстное меню, функционал которого будет зависеть от вашей версии Битрикс. Основными возможностями являются следующие:

  • «Скачать» – благодаря этой кнопке вы можете сохранить нужный документ на свой компьютер.
  • «Поделиться» – благодаря этой возможности система может создать публичную ссылку и скопировать ее в буфер обмена, или же настроить общий доступ к файлу.
  • «Переименовать» – с помощью этой возможности пользователь может изменить имя документа.


В расширенных версиях появляются также дополнительный ряд кнопок.


Контекстное меню содержит кнопки:

  • «подробнее» (открывает страницы с подробной информацией о документе),
  • «копировать»;
  • «переместить»;
  • «подключить к диску» (позволяет опубликовать внутреннюю ссылку);
  • «история изменений»;
  • «бизнес-процессы» (позволяют ознакамливаться с документом, в один клик отправлять его на утверждение, проводить оценку и публиковать на внутренних сайтах.)




    Создание документов по шаблону.

    Битрикс24 может упростить создание документов, предоставляя возможность создавать нужные вам бумаги в несколько кликов при помощи огромной базы шаблонов.

    Сразу следует отметить – в бесплатной версии для создания доступно только сто документов. Если вашему бизнесу необходимо больше – следует перейти на один из платных тарифов. 

    Для создания документа по шаблону вы должны нажать на кнопку «документ», доступную в карточках лидов, сделок, контактов и компании.


    Далее вам необходимо будет выбрать шаблон – и система Битрикс24 самостоятельно создаст документ и автоматически подставит в него все необходимые данные – данные поставщиков, покупателей, продавцов, списки услуг и т.д.

    Если документ необходимо сделать с местом для подписи и печати – в опциях есть соответствующая галочка. Добавить печати и подписи своей компании для автоматической подстановки достаточно просто. Для этого вам нужно зайти в систему и перейти в раздел CRM-Настройки-Реквизиты ваших компаний.


    Откроется список компаний – выберите в нем нужную. Подписи и печати следует добавить в раздел «дополнительно» – там для них будут специальные поля.

     

    Для нормального отображения элементов рекомендуется все изображения выкладывать в формате PNG с прозрачным фоном.

    Редактирование шаблона

    В CRM-системе Битрикс24 документы создаются при помощи специальных рабочих шаблонов. Этих шаблонов очень много – есть шаблоны для счетов, актов, договоров, накладных и т.д. и т.п. В случае, если вам необходимо изменить какие-либо настройки в шаблоне, или же как-то отредактировать его структуру, вы можете воспользоваться следующими рекомендациями.

    Нажмите на кнопку «редактировать шаблон». Она находится чуть ниже публичной ссылки.


    Все шаблоны хранятся в файлах формата docx – вы можете скачать его и изменить по своему усмотрению. Вот так выглядит файл шаблона счета в MS Word.



    Важно перед открытием документа отключить проверку орфографии – редактор может автоматически изменить данные и испортить шаблон.

    После внесения изменений вы должны будете загрузить новый файл в систему – для этого нажмите на кнопку «загрузить».



    После загрузки укажите настройки для нового шаблона.

    Готово – вы можете создавать документы при помощи нового шаблона.

    Редактирование документов 

    Если в вашей компании есть необходимость редактирования определенных документов вместе с коллегами, система Битрикс24 готова предоставить такую возможность. Чтобы это сделать, вам необходимо открыть файл, прикрепленный к нужной задаче и в открывшемся документе нажать на кнопку «редактировать» - она будет расположена в верхней части экрана. После нажатия вы сможете вносить изменения документ.

     

    В случае, если вы не знаете, какие возможности предоставляет вам редактор, вы можете нажать на кнопку «файл» и в открывшемся контекстном меню перейти на вкладку «Справка». Вам откроется справочник, перечисляющий основные возможности программы.

         

    В ситуации, когда вам необходимо предоставить доступ к документу коллегам, следует нажать на кнопку «настройки доступа». В открывшемся контекстном меню можно настроить как публичный доступ, так и подготовить ссылку только для сотрудников. Опция предоставляет возможность использовать гибкие настройки доступа. В окне по настройке вы сможете ограничить время редактирования документа, придумать пароль для защиты от несанкционированного доступа, позволить внешним пользователям редактировать ваши документы.


    Опция «поделиться с сотрудниками» позволит вам предоставить права на редактирование документов только некоторым вашим коллегам.


    Для этого вам нужно сделать простую вещь: нажать на кнопку «добавить еще», выбрать в списке нужного сотрудника и сохранить результат.


    Указанный сотрудник получит уведомление о подключении документа.

    Закрытие и удаление документов

    После того, как вы внесете все необходимые изменения в документ, вам нужно будет его сохранить. Это делается автоматически – вам следует просто закрыть документ. Сделать это можно с помощью крестика, возникающего в левом верхнем углу экрана.

    В случае, если вы хотите удалить созданный документ, вам потребуется открыть раздел «Мой диск» и перейти во вкладку «Созданные файлы». Для удаления файлов вам нужно выбрать один из них, открыть его контекстное меню и нажать на кнопку «Удалить». Доступ для всех сотрудников в этом случае будет закрыт.

    Для нормального функционирования компании очень важно, чтобы документооборот был органично вплетен в бизнес-процессы предприятия.  CRM-система Битрикс24 предоставляет инструменты для подобного взаимодействия. Надеемся, наши советы будут вам полезны и смогут сделать работу с документами проще и понятнее. Однако, если вы не хотите сами выяснять особенности документооборота в Битрикс24, мы готовы предложить свою профессиональную помощь и консультацию. Наши специалисты уже более 5 лет работают с этой CRM и смогут максимально автоматизировать ваш документоборот. 

Яндекс.Метрика Яндекс цитирования Участник проекта CMS Magazine