5 моделей оценки продуктивности

В бизнесе можно улучшить только то, что можно измерить.  Чтобы продуктивность сотрудников росла, нужно ее измерить. Для этого нужно понимать сотрудников, оценивать показатели, видеть динамику и научиться различать, где эффективность, а где продуктивность. В статье мы расскажем о пяти техниках, которые помогут в оценке и оптимизации продуктивности работы сотрудников. 

Как отличить эффективность от продуктивности

Важно понимать, что эффективность и продуктивность являются разными параметрами работы. Эффективность сотрудника оценивается по качеству его работы, а продуктивность - по количеству работы, которую он успевает сделать за определенное время. Некоторые менеджеры считают, что эффективность более важна, но их сочетание будет наилучшим решением для бизнеса. Приведем наглядный пример:

Методика Кинга является наиболее полезной для оценки продуктивности сотрудников. Она помогает бороться с прокрастинацией и поддерживать рабочий тонус в команде. Менеджеры могут лучше распределять задачи в зависимости от индивидуальной продуктивности сотрудников и приоритетов бизнеса, а сотрудники могут лучше раскрыть свой потенциал.

Финансовая мотивация может стимулировать работника, но она не является основным фактором влияния на продуктивность. Важно достижение целей и установление достижимых рубежей, которые помогут работнику чувствовать процесс работы и укреплять его ответственность за результат.

И наконец, для оценки продуктивности нужно проводить декомпозицию задач и устанавливать достижимые рубежи для сотрудников. Выполнение этих задач поможет улучшить процесс работы, оптимизировать использование времени и увеличить прибыльность бизнеса.

Сравниваем результат с планом

Сопоставьте полученные результаты с планом работы. Если у оператора в плане было 30 звонков в день, и он выполняет их именно в таком количестве, то его работа выполнена хорошо. Однако если возникает необходимость увеличить объем работы, то это решение должны принимать руководство на основе проведенных исследований, опросов сотрудников и анализа обратной связи. Если же оператор отстаёт от плана, то стоит провести оценку ситуации, используя план-факт, и выявить причины отклонения. 

• Если отклонение не значительное (от 5 до 10%), то можно просто обратить внимание на работу исполнителя. 

• Если отклонение умеренное (20-30%), то необходимо выяснить причины и принять меры. 

• Если же отклонение значительное (30-50%), то необходимы корректировки, а в критической ситуации (50% и выше) может потребоваться изменение плана или смена исполнителя. 

Оценивая динамику работы, можно своевременно обнаружить снижение продуктивности и принять необходимые меры. Важно помнить, что возможны и другие причины отклонения от плана, такие как неправильная постановка задач, которые также следует учитывать.

Оценка влияния сторонних факторов

Встречи и собрания играют важную роль в повышении продуктивности работы. Как элемент рабочей коммуникации, они необходимы, но если их слишком много – это может навредить бизнесу. Вместо встречи можно написать сообщение или позвонить. Сегодня многие критикуют встречи и бесконечные митинги, но это часто связано с неправильной организацией. Если пригласить на встречу только нужных людей для обсуждения нужной темы, то это может быть эффективным способом контроля и принятия решений. Более неэффективны встречи, на которых никто не подготовлен, видеоконференции, аудиозвонки, групповые чаты и письма. Также важно эффективно организовывать процессы, избегать бюрократии, учитывать офисное пространство и быт. Если компания растет, эти вещи нужно периодически пересматривать и оптимизировать.

Проведение опросов

Разобраться, как сотрудники распределяют своё рабочее время, может быть сложно, особенно в больших командах. Для получения наиболее честной картины может помочь использование анонимных опросников или проведение интервью. Важно понимать, что это не попытка отнять у сотрудников свободное время или навязать единый стиль работы, а искреннее намерение улучшить процессы для повышения их продуктивности.

Если выясняется, что какая-то рутинная задача отнимает у всех время, можно попробовать её автоматизировать или убрать. Например, если сотрудники тратят 20-30 минут в день на ожидание, пока принтер освободится, чтобы напечатать нужные файлы, можно систематизировать его использование, купить второй принтер или переделать работу в цифровой формат, что также поможет сэкономить бумагу.

Некоторые сотрудники, особенно новички, могут плохо управляться с тайм-менеджментом. В этом случае можно организовать для них консультацию от экспертов или менторскую поддержку, чтобы помочь им выйти на более продуктивный режим. Обучение и ссылки на статьи, к сожалению, не всегда достаточны.

Анализ рабочего времени

Важно, чтобы менеджер понимал, какое количество времени нужно разработчику для написания кода и дизайнеру для создания макета. Эта информация важна для качественного планирования работы. Однако, не обязательно иметь специализацию в обеих сферах – существуют специальные сервисы, которые помогают оценить затраты времени на различные задачи. Например, Shtab может помочь измерить продуктивность сотрудников и определить, кого нужно обучать или изменить процессы и кадры. Для сотрудников также полезно использовать трекеры времени, чтобы улучшить концентрацию и повысить результативность работы.

Настройка обратной связи

В рамках развития открытых и доверительных отношений в команде важно предоставлять сотрудникам возможность свободной коммуникации и открытого обмена информацией о возможных препятствиях, с которыми они сталкиваются в работе. Однако, не менее важна форма, которая должна быть легкодоступной и эффективной. Например, если сотрудник сообщает через чат-бот о том, что устаревшее ПО затрудняет работу в составлении КП, а руководитель реагирует на это только через несколько месяцев, то в следующий раз сотрудник не будет воспользоваться этим каналом коммуникации.

Кроме того, важна ясность в установках на повышение производительности. Будет здорово, если сотрудники смогут обсудить заданные планки и пояснить причины снижения производительности, если такая необходимость возникнет. Пересмотр стратегии производства гораздо лучше, чем уволенные сотрудники или срочно выполненные задачи. Абсолютно ни в какой опрос или мониторинг работоспособности не заменят личное общение в коллективе.

Пять рекомендуемых моделей оценки продуктивности можно сочетать, чередовать и дополнять своими наработками. Если возникли какие-либо проблемы в процессе работы или выявлены области, в которых можно улучшить результативность, то не стоит откладывать изменения. Стоит пересмотреть планы, общаться со своей командой и попробовать новые сервисы. Кроме того, не стоит забывать о работе над эффективностью. Как было отмечено в начале, именно комплексный подход даст лучшие результаты.